формировать счет на оплату и договор на обучение - задача менеджера отдела УМО.

в amoCRM менеджер по продажам переводит сделку на этап "счет и договор", у менеджера УМО появляются 2 задачи "подготовить и отправить счет"; "сформировать и отправить договор".

из задачника проваливаемся в сделку клиента и изучаем всю информацию, которая необходима для формирования счета и договора : бюджет, направления обучения/услуги, количество обучающихся, место формирования группы (для направления МС), раскрываем вклади: программа 1; программа 2

также обязательно смотрим примечания в сделке, т.к. менеджеры указывают там важную информацию для договора.

Перейди по ссылке
https://terminal.scloud.ru/09/autotech_base004/ru
Откроется страница с окном для ввода логина и пароля.

• открой реестр с логинами и паролями

• скопируй логин и вставь его в поле "пользователь"

• скопируй пароль и вставь его в поле "пароль"

• нажми кнопку "войти"

После ввода логина и пароля откроется начальная страница 1С.

В меню слева выбираем вкладку "продажи"

далее нажимаем "счета покупателям"

далее нажимаем "создать"

в первую очередь нужно проверить есть ли контрагент в базе 1С

для этого в поле "контрагент" прописываем ИНН юр.лица, ИП или ФИО физического лица.

на верхнем скрине видно, что контрагент уже есть в базе в 1С, создавать ничего не нужно, для дальнейшей работы нажимаем на поле с ИНН и наименование юр.лица, ИП или ФЛ.

на нажнем скрине видно, что контрагента нет в базе 1С, для дальнейшей работы с ним потребуется создать его карточку, для этого нажимаем на всплывающее окно, где написано "создать" или на зеленый плюсик в нижнем правом углу.

если контрагент физическое лицо, то в поле "вид контрагента нажимаем на стрелочку и в раскрывающемся списке выбираем "физическое лицо"

в поле "наименование" пишем полностью ФИО клиента и курсором мышки нажимаем на пустое место в поле "ФИО", туда автоматически подтянется ФИО клиента

когда все данные заполнены нажимаем "записать и закрыть"

если клиент ИП, то так же в поле "вид контрагента" выбираем "физическое лицо"

в поле "наименование" прописываем наименование ИП, курсором мышки нажимаем на пустое место в поле "ФИО".

далее заполняем поле ИНН и ОГРНИП и нажимаем кнопку "записать и закрыть"

если клиент является юр.лицом, то в поле "вид контрагента" выбираем "юридическое лицо"

в поле "наименование" прописываем сокращенное наименование компании

в поле "полное наименование" прописываем полное наименование компании.

заполняем поля ИНН, КПП, ОГРН, нажимаем кнопку "записать и закрыть"

после того, как мы выбрали контрагента из базы или создали нового, открывается страница с формированием счета.

выбираем организацию от которой мы формируем счет, в поле "организация" нажимаем на стрелку и выбираем ООО "Автотехнологии"

после выбора организации автоматически подтягиваются реквизиты банка "Авангард".

если нужно, чтобы клиент оплачивал обучение на счет Авангарда, то так и оставляем, но если требуется, чтобы обучение оплатили на счет сбербанка, то в поле "банковский счет" нажимаем на стрелку и выбираем счет сбербанка.

Важно: всегда проверяй поле "банковский счет" т.к. автоматически встает счет Авангарда.

далее добавляем программу обучения, для этого по центру счета во вкладке "товары и услуги" нажимаем кнопу добавить

далее откроется всплывающее окно со списком последних программ, которые добавляли в счет.

если в этом списке есть нужная программа, то выбираешь ее

если нужной программы нет, то нажимай на кнопку в нижнем левом углу "показать все"

после нажатия на кнопку "показать все" открывается окно с перечнем программ, которые есть в 1С, через поиск ищем нужную программу, выбираем ее и нажимаем на кнопку "выбрать"

если в счете необходимо указать несколько программ, например, от одной компании учится и водитель и специалист по МС, то после добавления первой программы снова нажимаем кнопку "добавить" и выбираем нужную

после того, как программа выбрана, в колонке "количество" прописываем количество слушателей и проверяем, чтобы цена в колонке "цена" соответствовала бюджету, который указан в amoCRM.

если цена не соответствует, то меняем ее в 1С.

далее нужно проверить дату счета.

есть 2 варианта развития событий:

1. если мы выставляем счет, например, 11.05.2023 г. а обучение начинается позже этой даты, то мы оставляем в счете 11.05.2023 г.

2. если мы выставляем счет 11.05.2023 г. а обучение начинается раньше, например с 05.05.2023 г., то и счет будет от 05.05.2023 г.

для того чтобы изменить дату счет нажимаем на значок календаря и выбираем дату.

после этого нажимаем кнопку "записать"

после записи счету присвоился порядковый номер, этот номер мы указываем в счет-договоре.

в счете так же нужно прописать номер договора или счет-договора, для этого в поле "договор" нажимаем на стрелочку и в раскрывшемся окне нажимаем на плюсик в правом нижнем углу.

открывается страница для создания договора (но это не является договором).

в поле "номер договора" всегда пишем: Договор № (номер счета)

выбираем дату от которой заключается договор.

дата счета и договора будет всегда одинаковая.

щелкаем в пустое поле в строке "наименование" туда автоматически подтянется все, что записали ранее и нажимаем "записать и закрыть"

проверяем, что наименование договора подтянулось, нажимаем кнопки "записать", "провести"

Ураа! счет готов! теперь его нужно сохранить или напечать.

счет мы сохраняем в том случае, когда клиент ФЛ или ИП, чтобы он мог отсканировать qr-код в приложении банка для оплаты.

если отправлять скан подписанного счета, то qr-код не считывается.

если клиент юр.лицо, то всегда печатаем, подписываем счет и отправляем ему скан.

для сохранения или печати счета первые шаги будут идентичными: нажимаем на кнопку "печать"

далее из списка выбираем "счет на оплату"

если требуется напечатать счет, то нажимаем на кнопку "печать"

если требуется сохранить счет, то нажимаем на кнопку с дискетой.

завершающий этап в 1С при выставлении счета - провести его.

после печати или сохранения счета нажимаем на стрелочку назад и нажимаем на желтую кнопку "провести и закрыть".

когда готов счет на оплату и договор на обучение/счет-договор, возвращаемся к сделке клиента в amoCRM.

смотрим, где велась переписка с клиентом (ватсап или e-mail), выбираем шаблон письма/сообщение, прикрепляем вложения, отправляем клиенту.


Важно! иногда клиенты просят отправить счет и договор на электронную почту, хотя ранее переписка с менеджером была в ватсапе, поэтому важно перед отправкой документов посмотреть примечания, т.к. менеджер обязательно напишет об этом.

заполнение обязательных полей

после отправки договора нужно перевести сделку на следующий этап: "контроль оплаты"

для этого нажимаем на этап
выбираем "контроль оплаты" и нажимаем синюю кнопку "сохранить"

появляется задача:
проверяем, чтобы в сделке в поле отв-ый остался тот менеджер, который изначально с ней работал
если менеджер изменился, то меняем на предыдущего и закрываем задачу .